MANAGEMENT DOCUMENTE
EFICIENta PRIN dIGITALIZARE
Platforma pentru digitalizarea fluxurilor de lucru, a documentelor si a arhivei.
MODULE
ODOCS vine in ajutorul dumneavoastra pentru un management mai bun al activitatii dumneavoastra cu diferite solutii:
Documente
Configurare
•Structura organizatie, utilizatori si roluri
•Nomenclator arhivistic categorii si tipuri de documente
•Fluxuri de repartizare automata de documente
•Configurare si administrare registre
Inregistare
•Inregistrare date documente si alocare numere unice in registru
•Upload fisiere scanate cu optiune de verificare semnatura electronica
•Repartizare automată documente si notificare utilizatori
Acces
•Cautare rapida si avansata a documentelor
•Acces autorizat pe categorii si tipuri de documente
•Rapoarte configurabile pe baza datelor inregistrate
•Log-uri de audit si istoric modificari pe documente
Fluxuri
Fluxuri de aprobare
•Pot fi configurate fluxuri automate de aprobare pentru diverse documente sau tipuri de cereri interne sau externe, prin stabilirea departamentelor, a persoanelor responsabile si a ordinii corespunzatoare in flux.
Fluxuri de lucru – procesare documente
•Odocs permite configurarea de fluxuri automate de lucru prin stabilirea pasilor si actiunilor solicitate pentru fiecare pas, a departamentelor si a persoanelor responsabile, a ordinii de lucru si a termenelor de raspuns pentru diferite tipuri de documente.
•Utilizatorii sunt notificati privind actiunile solicitate si pot actualiza status-ul odata cu finalizarea respectivei actiuni.
Notificari si alerte
•Transmitere notificari catre responsabili privind alocarea precum si privind finalizarea fluxurilor de procesare sau aprobare
•Transmitere alerte depasire timp alocat pentru pasii din fluxurile de procesare
Monitorizare
•Administrare categorii, subcategorii si tipuri de active
•Adaugare active – date campuri fixe, documente, poze, fișiere, atribute, coduri diverse (ex cod inventar), etc.
•Status active – activ, inactiv temporar (in reparatie), stricat, casat, etc.
•Actualizare si urmarire stoc asset-uri – initial, in, out, disponibil, alocat, etc
•Flux predare-primire active catre personal – ex. Dispozitive mobile, laptop-uri, imprimante, auto. etc. Generare procese verbale predare primire si retur.
•Înregistrare evenimente pe active- defectiuni, incidente, etc
•Înregistrare notificari la nivel de active. Ex: revizie, Casco / ITP
Arhivare electronica
Configurare arhiva
•Pentru fiecare tip de document pot fi configurate perioade de pastrare in diferite stadii si locatii de arhivare
•Atat in cadrul organizatiei cat si pentru locatiile externe pot fi definite si gestionate locatii de arhivare cladiri, camere, dulapuri, rafturi, bibliorafturi.
Gestionare arhiva
•Flux preluare si transfer documente prin stadii de arhivare – ex. arhiva operatională, arhiva permanenta, arhiva interna, arhiva externa
•Notificari specifice cu privire la documentele care au împlinit termenul de între într-un stadiu de arhivare
•Accesarea documentelor aflate in stadii de arhivare direct din biblioraftul electronic corespunzator locatiei fizice
Operatiuni HR
Pontare
•Posibilitate integrare cu sisteme de control acces
•Pontare telemunca
•Pontare efort sarcini directe si proiecte
•Pontare prezenta
Fluxuri cereri interne
•Cereri concediu
•Cereri teleworking
•Cereri deplasare
•Referate de achizitii
•Cereri de avans
•Inregistrare deconturi
Monitorizare si rapoarte
•Monitorizare concedii
•Rapoarte balanta zile libere
•Rapoarte pontaj prezenta si effort
Management Dezvoltare
ODOCS
ODOCS este o platforma dedicata pentru managementul proceselor si documentelor care poate fi implementata modular si poate fi interfatata cu alte sisteme informatice, intr-o mainera stabila si usor adiministrabila.
Digitalizarea
Digitalizarea proceselor si documentelor este o necesitate care vine din nevoia de optimizare si fluidizare a proceselor avand ca efect direct reducerea timpilor de procesare si implicit reducerea costurilor.
Main Settings
Platforma ODOCS acompaniaza institutiile si companiile in demersul acestora de a eficientiza procesele si circuitul documentelor, sarcinile de lucru si operatiunile specifice cu solutii integrate de salvare, accesare, stocare date si arhivare electronica.
Support 24/7
Suport Instalare
Training
Solicită oferta
ODOCS este o platforma care automatizeaza si eficientizeaza activitatea din administratia publica si companii private.
